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Workflow Leaflet/Indesign pour un catalogue B2C

Voici un exemple d’un catalogue réel de plus de 450 pages où toutes les pages on tune structure différente.

 

En quoi un workflow utilisant une base de données est-il intéressant pour des documents B2C?

Alors que ce catalogue a été mis en page manuellement pendant des années, le passage à un workflow assisté par une base de données était considéré comme intéressant pour 2 raisons principales:

  1. La publication contient de nombreuses références produit (plus de 3.000). Une partie des données (les prix par exemple) peut être trouvée dans des systèmes existants et la mise à jour manuelle prend beaucoup de temps et est source de (trop) nombreuses erreurs.
  2. Comme pour beaucoup de catalogues, entre 10 et 30% du contenu change à chaque édition.
    Ces adaptations prennent également beaucoup de temps et peuvent être séparées en 2 profils de travail distincts:
    - Une partie administrative qui consiste à collationner toutes les nouvelles données concernant les changements (données et images). Ce job devrait être fait par des spécialistes « produit » étant à l’aise dans la chasse aux données à travers l’organisation et auprès des fournisseurs extérieurs.
    - Une partie créative à faire par de graphistes ayant des aptitudes PAO.

Un workflow qui peut mieux séparer ces 2 profils, apportera des changements bénéfiques à l’organisation.

Les économies et améliorations suivantes ont été obtenues:

  • On a été capable de réduire le temps écoulé pour une nouvelle édition de 6 à 3 mois
    (en passant simultanément d’un workflow manuel à un workflow semi-automatique)
  • Le coût par page de la première édition n’était pas beaucoup plus élevé qu’un outsourcing traditionnel.
    En ce qui concerne les éditions suivantes, il est prévu que le coût par page représentera environ la moitié d’un workflow entièrement manuel.
  • Lorsque le contenu provient d’une base de donnée, il est alors possible d’identifier plus rapidement des erreurs et ceci avec plus de techniques qu’en relisant le document une fois de plus.
  • Des brouillons des pages peuvent être générés sans devoir attendre la mise en page définitive. Chaque personne de l’équipe travaillant à la nouvelle édition peut à chaque moment évaluer l’état d’avancement d’une (série de) page(s). Il est alors facile de désynchroniser l’encodage des données et la mise en page créative. Les managers ne doivent pas attendre celle-ci pour obtenir un premier brouillon et les créatifs ne doivent pas attendre que l’encodage soit terminé pour commencer la mise en page.
  • La communication est articulée par le biais de la base de données au lieu de se répandre à travers plusieurs canaux classiques et inappropriés pour un transfert efficient des données (e-mail, téléphone, post-it, papier etc…)

Description succincte du workflow Leaflet + Indesign

Le workflow est combiné: Leaflet + Indesign.

Leaflet génère des brouillons des pages. Un PDF de ces pages peut être demandé pour révision ou elles peuvent être exportées vers Indesign où la mise en page finale sera obtenue comme d’habitude.
La génération des pages ainsi que l’export se font à la vitesse « Leaflet », c.à.d. en quelques secondes.
Un plug-in Indesign permet de mettre les données à jour après l’export.
La mise en page est libre à 100% et les données proviennent de la base de données à 100%.

A gauche un échantillon d’une page brouillon telle que générée par Leaflet.

Chaque page est une collection de gabarits Leaflet basiques

Ce type de document a une mise en page différente pour chaque page. Une nouvelle page est typiquement composée à partir d’une collection de gabarits élémentaires comme on peut le voir dans l’exemple ci-dessous.
Dans le catalogue pris en exemple, les gabarits suivants intervenaient dans la composition: “Image”, “Tableau”, “Titre”, “Info”, “Picto”. Toutes les pages ont pu être construites à partir de ces “blocs” élémentaires.

A part “Tableau”, tous les autres gabarits sont simples. Le gabarit « Tableau » traite les données produit sur 4 niveaux en utilisant de nombreuses possibilités de texte conditionnel. C’est ici que Leaflet se distingue tout particulièrement, plus la mise en page devient complexe, plus Leaflet se justifie !

 

Les avantages pour le graphiste sont doubles:

  1. Tous les objets nécessaires à la mise en page ont été poses sur la page Indesign. Pas de temps perdu à chercher les données manquantes ou des instructions disséminées à travers plusieurs sources, il peut se concentrer sur son métier de base.
  2. Grace aux gabarits dynamiques de Leaflet, des groupes d’objets complexes comme des tableaux sont livrés formatés comme convenu dans la charte graphique. Le graphiste a seulement besoin de les glisser à la bonne place. Le temps total pour la mise en page est drastiquement réduit. Pour ce document un rythme de 4 pages/heure a été atteint (En tenant compte qu’il y a un calque contenant une seconde langue)

Les objets sont balisés pour une mise à jour ultérieure par le plug-in Indesign.

Leaflet exporte les gabarits avec les données balisées pour une mise à jour ultérieure comme on peut le voir dans Indesign (voir exemple à gauche). Toutes les données techniques pour le lien avec la base de données sont également incluses dans l’export.

Un Plug-in Indesign exploite toutes ces balises pour la mise à jour des données. Ceci concerne aussi bien les images que le texte.

Comment sont traitées les modifications?

Alors qu’un catalogue automatique peut, la plupart du temps, être refait entièrement à chaque edition, une publication semi-automatique ne peut pas. Lorsque 30% du document change, il est impératif de garder les autres 70% tels quels. Il est dès lors d’importance vitale de pouvoir appliquer les changements de façon efficiente à un document existent.

En Indesign, à partir de l’édition précédente, on efface, on ajoute des pages et on déplace des blocs d’une page vers une autre là où c’est nécessaire.

Dans la base de données, à n’importe quel moment, une « synchro » avec le document Indesign peut être demandée. Ceci met à jour les numéros de pages des blocs trouvés aussi bien dans la base de données et le fichier Indesign et identifie les orphelins de chaque côté (blocs trouvés uniquement dans la base de données et blocs présents uniquement dans le fichier Indesign). L’opérateur réconcilie les orphelins en exportant les nouveaux blocs vers le document Indesign ou en effaçant ceux-ci dans la base de données ou le document Indesign.

Cette “synchro” permet de travailler en Indesign et dans la base de données indépendamment. Personne n’attend et il est assez simple de savoir à chaque moment quels blocs et quelles pages doivent être rafraichies.

Mise à jour ou remplacement?

Tous les contenus de blocs sont balisés pour mise à jour par le plug-in. Mais que se passe t’il lorsque le contenu d’un bloc a tellement changé qu’une mise à jour n’est pas suffisante ? (par exemple des produits supplémentaires dans un tableau. Ces produits ne peuvent pas être mis à jour puisqu’ils n’existent pas dans le tableau Indesign).

Dans ce cas, à travers les écrans de la base de données ou le plug-in Indesign, il est possible d’exporter une nouvelle copie d’un bloc Leaflet. Cette nouvelle copie peut être placée à côté de l’existante (pour un copier/coller partiel par exemple) ou elle peut remplacer le bloc existant à la même place. La nouvelle copie contiendra toutes les données. Le suivi de l’état de chaque bloc dans la base de données permet de se concentrer sur les blocs qui doivent être remplacés même dans une publication comportant plusieurs centaines de pages et contenant des milliers de blocs.